Inicio » Catálogo » La norma ISO 15489 y la implantación de un sistema de gestión de documentos (analógicos y electrónicos)
Las administraciones públicas se están viendo afectadas por una transformación y modernización que debe provocar un avance en la fluidez de la comunicación con los ciudadanos y que a su vez agilice los procedimientos administrativos, como señala la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a las administraciones públicas. Para ello se hace necesaria la implantación de un sistema de gestión de documentos que sustente el funcionamiento de los organismos.
En este contexto la figura del archivero, como especialista en la gestión de documentos, juega un papel principal, pues se verá obligado a conjugar la gestión de los que fueron emitidos en papel con los que se vayan generando en soporte electrónico, además de ser parte activa en la génesis de éstos. Unos cambios que necesitan de una formación en este sentido y del conocimiento de las normas ISO que están siendo desarrolladas a tal efecto.
Con este objetivo, desde la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), nos hemos propuesto la organización de unos cursos formativos que darán a conocer los cambios que se están produciendo y cómo afrontarlos.
La nueva administración supone un cambio cualitativo de estrategia y de interrelación tanto entre administraciones como entre éstas y los ciudadanos, lo que puede suponer una oportunidad de futuro sin precedentes para nuestra profesión. La archivística, y con ella los archiveros, puede dejar de una vez y para siempre la función finalista que ha ocupado en los organismos a lo largo de toda su historia, y así dar el giro que se viene reclamando desde el seno de la profesión de hace ya unos años, que no es otro que formar parte de la gestión administrativa. Pero es evidente que el cambio no se puede producir de la noche a la mañana, sino que implica un compromiso, y como tal un riesgo y un esfuerzo considerable para llevar a cabo el reciclaje profesional necesario.
Los cambios y las intenciones y estrategias marcadas a nivel internacional han situado al archivero en un momento de transición profesional, que podría ser definido como el paso del Rubicón de nuestra profesión. Como ocurrió a Julio César, nos encontramos ante la inevitable tesitura de elegir entre permanecer con la parcela que tradicionalmente se nos ha concedido o atravesar la frontera hacia un futuro mucho más halagüeño. Muchos han elegido ya cruzar el rubicón, por lo que desde Asarca consideramos que su experiencia nos puede alentar para emprender el mismo camino.
En la edición anterior de los cursos Asarca Forma, ya se trataron algunos aspectos de la gestión de documentos electrónicos, sobre todo con un enfoque organizativo y tecnológico. De manera que es el momento de adentrarnos ahora en cuestiones puramente archivísticas. Atendiendo a esta finalidad, Asarca ha desarrollado un plan formativo bajo el título genérico de La modernización de la Administración y la gestión de documentos, dividido en dos módulos específicos: La norma ISO 15489 y la implantación de un sistema de gestión de documentos (analógicos y electrónicos) y Gestión de documentos electrónicos. La importancia de los sistemas de gestión de documentos, homologados por el Instituto Canario de Administraciones Públicas (ICAP).
El primer módulo es el que se presenta en este cuaderno técnico Asarca Forma 5, y versa sustancialmente sobre la norma ISO 15489 y el papel del archivero en la e-Administración, tanto a nivel organizativo como de gestión, y en este sentido van los dos primeros trabajos de esta publicación: Una primera visión sobre el contexto actual de la gestión de documentos en el marco de la e-Administración, de Lluís Cermeno Martorell; y La gestión de los documentos electrónicos: normas de referencia y contexto tecnológico, de Lluís-Esteve Casellas i Serra.
A continuación, y para publicitar los trabajos realizados por los diversos grupos de trabajo surgidos del seno de nuestra Asociación, se presentan a modo de anexo, dos trabajos que aunque con diferente enfoque, concluyen cuestiones similares. Son: El Servicio de Archivo en las Administraciones Públicas Canarias, de Margarita del Cristo Hernández de León y Perdomo y Noelia Delgado Padilla, en el que sus autoras analizan la situación de los archivos de la administración local de Canarias, y el servicio que prestan, proponiendo finalmente la manera en que deben actuar archiveros y dirigentes para fomentar un mayor desarrollo del servicio de archivo. Y Encuesta a los socios de la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA). I: Recopilación y breve análisis de resultados, de Gonzalo Cano Hernández, Miguel Suárez Curbelo y Samuel Carrillo Fumero; los autores han realizado una encuesta on-line para valorar tanto los perfiles profesionales de quienes trabajan en los archivos canarios, como su percepción de la profesión y sobre las actividades de Asarca para el desarrollo de la misma. Sin duda, tras los cuatro años de existencia de nuestra Asociación, es un documento esencial tanto para analizar lo hecho hasta ahora, como para establecer una hoja de ruta de Asarca para los próximos años, lo que contribuirá al desarrollo profesional en Canarias.
Como exponíamos anteriormente, ambos trabajos presentan conclusiones similares, por lo que su estudio y puesta en común puede servir de base y fomentar la creación de nuevos grupos de trabajo que contribuyan a la consolidación de la figura del archivero en el seno de los organismos y en la sociedad.
